Monday, July 4, 2016

Očistite svoj inbox!

Zvuči jednostavno, zar ne? Ali meni prosto nikada nije palo na pamet, sve dok negde nisam pročitala ovaj savet. Možda se sada pitate zašto biste to radili, ili možda koji je najbolji način da to uradite. Ne brinite, svi saveti vas čekaju u daljem tekstu!




Zašto treba da ispraznite svoj inbox?


Verovatno ovo nikada nista uradili, a do sada vam je išlo sasvim dobro u životu. Zašto biste sad odjednom menjali tako uobičajenu naviku i kakvu korist će vam to doneti?

Mnogi od nas imaju inbox svog mail naloga pun svega i svačega. Neki mejlovi su pročitani, neki ne. Neki su klasično promotivno đubre koje nikada nećete pročitati. Mnoge vam šalju sajtovi na koje ste se nekada pretplatili, ali vas više ne interesuju.

U toj masi su negde zakopane poruke koje će vam nekad u životu biti potrebne radi neke informacije. Ima tu i bitnih pitanja na koje treba da odgvorite.

Sve u svemu, radi se o masi stvari koje su vam manje ili više bitne, a koje se prosto nalaze na istoj gomili. Neurednoj i neorganizovanoj gomili koja vam prosto ne omogućava da koristite svoj mail na najefikasniji mogući način.

Ono što u ovom trenutku mislite, je, najverovatnje, ma nemoj, a šta ti to radiš drugačije

Šta ja to radim drugačije?


Postoje mnogi pravci u 'uređenju inboxa' i različiti autori imaju različite ideje kako bi trebalo obaviti ovaj organzacioni zadatak. Ali ono sa čime se mnogi od njih slažu, a mogu vam reči da sam i sama na njihovoj strani jeste - zaboravite na foldere.

Ukoliko ste očekivali da ću vam reći da treba da napravite gomilu foldera i pod-foldera, i da zatim provedete narednih par dana raspoređujući svoje 17534 poruke u njih, prevarili ste se. To bi bilo najobičnije gubljenje vremena. Ali, pitate se vi, kako isprazniti inbox bez premeštanja bitnih poruka na sigrno mesto.

Odgovor na ovo pitanje je vrlo jednostavan. Mail platforma koju koristite, sigurno ima jednu vrlo korisnu opciju koja se zove Arhiviraj. Ukoliko koristite gmail, sve što treba da uradite jeste da selektujete sve svoje poruke, klikom na prazan kvadratić na vrhu ekrana, sa leve strane. Kada ovo uradite, pojaviće vam se nove opcije, a vi treba da kliknete na prvu sledeću, koja na sebi ima nacrtanu strelicu koja pokazuje na dole.


Klikom na ovu opciju, poslaćete sve svoje poruke u arhivu. Ovo znači da će vam iste i dalje biti dostupne u folderu All mail odnosno Sva pošta, koji se nalazi u meniju sa leve strane (verovatno ćete morati da kliknete na opciju More, odnosno Više kako biste pronašli ovaj folder.)

I tek tako, dobićete inbox koji je potpuno prazan i čist. Spreman za neka nova dopisivanja. U narednom periodu će vam možda zatrebati neki od mail-ova koje ste poslali u arhivu, ali ćete moći lako da im pristupite. I što je najvažnije, od ovog trenutka ćete moći da uživate u onom divnom osećaju kada otvorite svoj mail, i odmah možete da vidite da li neko očekuje nešto od vas ili nemate nikakvih obaveza na tom polju.

Održavanje praznog inboxa


Ovaj korak je bio lak. Uz nekoliko poteza mišem, očistili ste svoj inbox i sada ste spremni da ga koristite na bolji način. Ali, čekajte! Koji je to bolji način?

Kao prvo, nemojte proveravati svoje poruke konstantno. Posebno ako se radi o poslovnoj prepisci. Kada radite, fokusirajte se na posao pred sobom, i proveravajte poruke između obavljenih zadataka.

Kada primite poruku, ne dozvolite joj da se zadrži u inboxu. Ukoliko se radi o nečemu što vas ne zanima, odmah je obišite. U mom slučaju obično se radi o prepisci mojih kolega koji se dogovaraju oko termina za fudbal - takvi mailovi odmah zavšavaju u kanti.

Oni koji ne zahtevaju moju reakciju, već su samo neka vrsta obaveštenja, bivaju pročitani i arhivirani istog trenutka.

Ukoliko ikako mogu, odmah odgovaram na sve ostale poruke koje primim. Često je mnogo lakše prosto odgovoriti nego čuvati takve mailove i ostavljati tu obavezu za kasnije. Nakon toga ih naravno, arhiviram.

Ako ne mogu istog trenutka da odgovorim jer mi je potrebna neka informacija koju nemam, ili treba da obavim nešto o čemu se radi u mailu pre odgovra, zadržavam tu poruku u inboxu, dok ne budem spremna da odgovorim i završim sa tom konverzacijom.

A nakon svega toga, imam prazan inbox, kao nagradu za uspešno obavljen posao.

Zaključak

Za mene prazan inbox znači da sam pročitala sve bitne informacije, obavila sve što je neko očekivao od mene i da mogu da se posvetim drugim obavezama ili da odmorim. U ovom trenutku, na primer, u svom inboxu imam tri maila koja čekaju na neku reakciju. Na jedan treba da odgovorim, drugi zahteva da nešto uradim, dok se u trećem nalaze fotografije za neki od budućih blog postova.

Danas nemam više vremena za blogovanje, tako da će ovaj treći još neko vreme biti tu, ali ću druga dva ubrzo moći da arhiviram.

A kako izgleda vaš inbox? Da li u njemu čuvate sve što vam je ikada stiglo ili se prema mail-ovima odnosite kao prema svom poštanskom sandučetu?

***

Nadam se da ćete odvojiti malo vremena kako biste me pronašli i na Facebooku. Kao što već verovatno znate, u okviru FB stranice Kako je lepo živeti lakomoguće je dobiti na poklon stvari koje smo ja i moji prijatelji  prestali da koristimo.
Ukoliko poznajete nekoga kome bi takavi pokloni bili od koristi, molim vas da ga uputite na moju adresu. Hvala unapred!

No comments:

Post a Comment